Kluczowa różnica – RFI RFP vs RFQ
RFI, RFP i RFQ to trzy rodzaje dokumentów wykorzystywanych w kryteriach wyboru projektów. Niektóre projekty wykorzystują wszystkie trzy dokumenty, aby wybrać dostawców, otrzymać od nich propozycje projektów i wyceny. RFI, RFP i RFQ to kluczowe narzędzia, które można wykorzystać do osiągnięcia udanego rozwiązania sourcingowego. Kluczową różnicą między RFI, RFP i RFQ jest to, że RFI (Request For Information) jest dokumentem używanym do zbierania informacji od różnych dostawców w celu podjęcia decyzji, od którego dostawcy firma powinna pozyskiwać produkty lub usługi, podczas gdy RFP (Request For Proposal) jest dokument, w którym firma prosi o szczegółowe i porównywalne oferty od różnych dostawców na określony produkt lub usługę, a RFQ (Request For Quotation) jest konkurencyjnym dokumentem ofertowym używanym do zapraszania dostawców do składania ofert na projekty.
Co to jest RFI?
RFI (Request for Information) to dokument, w którym gromadzone są informacje od różnych dostawców w celu podjęcia decyzji, od którego dostawcy firma powinna pozyskiwać produkty lub usługi. Ta metoda staje się przydatna, gdy jest wielu potencjalnych dostawców do wyboru. Pozwala to organizacji na krótką listę potencjalnych dostawców i wybór najbardziej odpowiedniego dostawcy lub dostawców. Składniki w RFI są wymienione poniżej.
- Spis treści
- Wprowadzenie (cel RFI)
- Zakres RFI
- Szablon do uzupełnienia
- Szczegóły kolejnych kroków
Np. Firma K to kancelaria prawna, która chce zbudować dwa nowe biura w dwóch miastach. Firma K identyfikuje pięciu potencjalnych dostawców, którzy mogą dokończyć budowę biur. Firma K nie zna dokładnych szczegółów na temat żadnego z tych dostawców, dlatego wysyła zapytanie ofertowe, aby otrzymać więcej informacji na ich temat.
Co to jest zapytanie ofertowe?
RFP (Request for Proposal) to dokument, w którym firma prosi o szczegółowe i porównywalne oferty od różnych dostawców na określony produkt lub usługę. Jest to kompleksowy dokument, który powinien zawierać wszystkie wymagane informacje potrzebne do podjęcia świadomej decyzji o zakupie. Firma powinna poświęcić na to wystarczająco dużo czasu, aby wymienić wszystkie specyfikacje, które chce poznać od dostawców. RFP zostanie poproszony po przeprowadzeniu RFI. W zapytaniu ofertowym należy uwzględnić następujące kryteria.
- Spis treści
- Podstawowe informacje dotyczące klienta i procesu
- Zakres projektu
- Zamierzone ramy czasowe projektu
- Wymagania biznesowe
- Budżet projektu
- Specyfikacje jakości
- Kryteria zgłoszenia
- Standardy oceny
Kontynuacja powyższego przykładu, Np. firma K otrzymuje informacje od pięciu potencjalnych dostawców i decyduje, że trzech dostawców spełnia wymagania firmy. K chce poznać szczegóły propozycji projektów każdego z trzech dostawców, dlatego wysyła zapytanie ofertowe.
Co to jest zapytanie ofertowe?
RFQ (zapytanie ofertowe) to dokument oferty konkurencyjnej używany do zapraszania dostawców do składania ofert na projekty. Zapytanie ofertowe powinno zawierać specyfikację techniczną wraz z wymaganiami handlowymi. RFQ jest również określane jako IFB (zaproszenie do składania ofert). Zazwyczaj zapytanie ofertowe jest poprzedzone zapytaniem ofertowym, w którym zakwalifikowani dostawcy są proszeni o dostarczenie bardziej szczegółowej oferty cenowej. Następujące składniki powinny być zawarte w zapytaniu ofertowym.
- Zaproszenie do wyceny
- Specyfikacja wyceny
- Wycena
- Kryteria oceny
Kontynuacja powyższego przykładu, Np. Po ocenie wszystkich trzech propozycji projektów K preferuje propozycje dwóch dostawców. W związku z tym K decyduje się poprosić o wycenę od odpowiednich dostawców i wysyła zapytanie ofertowe.
Rysunek 01: Szablon zapytania ofertowego
Jaka jest różnica między RFI RFP a RFQ?
RFI vs RFP vs RFQ |
|
| Zwrot kosztów | |
| RFI | RFI to dokument, który służy do zbierania informacji od różnych dostawców dla projektu. |
| RFP | RFP to dokument używany do żądania szczegółowych i porównywalnych propozycji od różnych dostawców dla projektu. |
| zapytanie ofertowe | RFQ to dokument oferty konkurencyjnej używany do zapraszania dostawców do składania ofert dotyczących projektu. |
| Potrzeba wyczerpujących informacji o cenach | |
| RFI | Na etapie RFI zapotrzebowanie na wyczerpujące informacje o cenach jest bardzo ograniczone, ponieważ firma nie wie, czy dostawcy będą skłonni do składania ofert. |
| RFP | RFP Stage wymaga informacji o cenach jako części propozycji projektu. |
| zapytanie ofertowe | Na etapie zapytania ofertowego wymagane są bardzo wyczerpujące informacje o cenach. |
| Poziom Stowarzyszenia Dostawców | |
| RFI | Stowarzyszenie dostawców jest zachęcane w RFI |
| RFP | Powiązanie dostawcy jest wymagane na etapie RFP za pośrednictwem propozycji projektu. |
| zapytanie ofertowe | Na etapie zapytania ofertowego kluczowe znaczenie ma stowarzyszenie dostawców, ponieważ po tym etapie firma decyduje, z którym dostawcą zakontraktować projekt. |
Podsumowanie – RFI vs RFP vs RFQ
Różnica między RFI RFP a RFQ zależy od tego, czy te dokumenty są używane do uzyskiwania informacji od dostawców (RFI), żądania propozycji projektu (RFP) czy żądania wyceny (RFQ). Wraz ze wzrostem korzystania z Internetu większość firm całkowicie przetwarza te dokumenty przez Internet. Wybór najbardziej odpowiednich dostawców spośród wielu pozostaje ważnym kryterium w celu uzyskania możliwie najlepszej ceny i jakości. Jednak takie kryteria wyboru mogą zająć dużo czasu.
