Kluczowa różnica – sekretarka kontra recepcjonistka
Sekretarka i Recepcjonistka to dwa ważne stanowiska w każdej organizacji, między którymi można podkreślić pewne różnice. Te dwa stanowiska mają różne role, funkcje i obowiązki, co jest sprzeczne z powszechnym błędnym przekonaniem, że jest to jedna i ta sama praca. Podczas gdy sekretarka jest bardziej osobistym asystentem lub asystentem administracyjnym, recepcjonistka jest pierwszą osobą, którą spotyka się, gdy wchodzi do organizacji. Zobaczmy różnicę między funkcjami sekretarki i recepcjonistki.
Kto jest sekretarzem?
Według Oxford English Dictionary, sekretarz to urzędnik administracyjny w organizacji, który jest zatrudniony do pisania listów, prowadzenia ewidencji itp. Funkcje sekretarza różnią się w zależności od wielkości organizacji. Podczas gdy w małej firmie może być zmuszona do wykonywania podwójnych obowiązków recepcjonistki i sekretarki, w dużych organizacjach jest osobą, która organizuje grafik swojego szefa, przyjmuje i na wszystkie maile odpowiada, zamawia zaopatrzenie, ustala terminy spotkań z szefem, pisze ważne listy i tak dalej.
Sekretarz musi mieć dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny i musi posiadać umiejętności szybkiego pisania na klawiaturze. Wiele firm woli zatrudniać osoby posiadające dodatkowy certyfikat umiejętności sekretarskich. Przejdźmy teraz do zrozumienia ról recepcjonisty, aby uzyskać jasny obraz różnicy między nimi.
Kto jest recepcjonistą?
Recepcjonista jest zwykle zobowiązany do witania osób w recepcji i kierowania ich do różnych działów w zależności od ich wymagań. Jest także osobą, która musi odbierać połączenia przychodzące i odpowiadać na pytania, a także wysłuchiwać skarg. Osoby pragnące poznać ważną osobę w organizacji muszą spotkać się z tą osobą, aby uzyskać datę i godzinę spotkania.
Kiedy dzwonisz do dowolnej firmy, zwykle słyszysz głos recepcjonisty. Recepcjonistka musi obsługiwać wszystkich odwiedzających i musi mieć przyjemną osobowość, pomocną postawę i słodki głos, aby im zaimponować. Musi mieć etykietę telefoniczną, aby móc odpowiadać na wszystkie zapytania biznesowe z najwyższą wydajnością i zamieniać zwykłe zapytania w prawdziwych klientów.
Widać więc, że istnieją duże różnice w rolach, obowiązkach i funkcjach sekretarki i recepcjonistki.
Jaka jest różnica między sekretarką a recepcjonistką?
Definicje Sekretarza i Recepcjonistki:
Sekretarz: Urzędnik administracyjny w organizacji zatrudniony do pisania listów, prowadzenia ewidencji itp.
Recepcjonistka: Osoba, która wita i zajmuje się gośćmi w biurze.
Charakterystyka sekretarki i recepcjonistki:
Obowiązki:
Sekretarka: Sekretarka organizuje harmonogram swojego szefa, odbiera i odpowiada na wszystkie e-maile, zamawia materiały eksploatacyjne, planuje spotkania ze swoim szefem, pisze ważne listy itp.
Recepcjonistka: Recepcjonistka wita ludzi w recepcji i kieruje ich do różnych działów w zależności od ich wymagań. Musi również odbierać połączenia przychodzące i odpowiadać na pytania, a także wysłuchiwać skarg.
Wymagania:
Sekretarz: Niezbędny jest certyfikat umiejętności sekretarskich.
Recepcjonistka: Określona umiejętność nie jest wymagana; jednak jednostka musi mieć przyjemną osobowość, pomocną postawę i słodki głos. Powinna też być wydajna w swojej pracy.
