Kluczowa różnica – system inwentaryzacji ciągłych i okresowych
Posiadanie efektywnego systemu inwentaryzacji jest niezbędne dla firm, które działają ze znacznym poziomem inwentarza. Celem systemów stałego i okresowego zapasu jest określenie końcowego stanu zapasów oraz kosztu sprzedanych towarów. Kluczową różnicą między systemem ciągłego i okresowego inwentaryzacji jest to, że system ciągłego inwentaryzacji jest metodą rozliczania wzrostu lub spadku zapasów bezpośrednio po sprzedaży lub zakupie, podczas gdy system okresowych zapasów wycenia zapasy w regularnych odstępach czasu, na ogół co miesiąc., kwartalne lub roczne.
Co to jest system stałego inwentaryzacji?
System ciągłych zapasów to metoda rozliczania wzrostu lub spadku zapasów bezpośrednio po sprzedaży lub zakupie. Ten system stale śledzi stany magazynowe i dostarcza pełnych szczegółów zmian w stanie magazynowym poprzez natychmiastowe raportowanie.
Główną zaletą systemu ciągłego inwentaryzacji jest to, że pokazuje on ilość zapasów dostępnych w danym momencie i zapobiega ich wyczerpaniu. Ponadto, ponieważ poziomy zapasów są aktualizowane w czasie rzeczywistym, saldo na koncie zapasów i konto kosztu sprzedanych towarów pozostają prawidłowe przez cały rok obrachunkowy. Jest to istotne, ponieważ zapasy są jednym z najważniejszych aktywów obrotowych, a wskaźniki takie jak wskaźnik rotacji zapasów powinny być obliczane przy podejmowaniu decyzji dotyczących zarządzania kapitałem obrotowym. Na koniec roku system wieczysty porówna stan inwentarza z natury z ewidencją księgową w celu zbadania, czy występują jakiekolwiek niespójności.
Np. Firma XYZ korzysta z systemu ciągłych zapasów i rejestruje każdy zakup i sprzedaż według stanu na kwiecień 2017 r.
Co to jest system okresowej inwentaryzacji?
System okresowej inwentaryzacji to system inwentaryzacji, który okresowo wycenia zapasy w regularnych odstępach czasu, na ogół w ujęciu miesięcznym, kwartalnym lub rocznym. Na koniec okresu zapisy księgowe zostaną porównane z fizycznym stanem inwentarza w celu zbadania, czy występują jakiekolwiek niespójności. Koszt towarów sprzedanych tą metodą można obliczyć jak poniżej w ramach tej metody.
Koszt sprzedanych towarów=początkowy zapas + zakupy – końcowy zapas
Jest to znacznie mniej czasochłonna i mniej kosztowna metoda w porównaniu z metodą wieczystą i jest łatwa do przeprowadzenia. Ponieważ jednak ewidencja zapasów jest aktualizowana dopiero na koniec okresu, saldo na koncie zapasów i na koncie kosztu własnego sprzedaży pozostają niezmienione przez cały rok obrachunkowy, co jest błędne. W rezultacie nie można obliczyć wiarygodnych wskaźników zapasów.
Rysunek 01: Zarządzanie zapasami jest szczególnie ważne dla firm, które mają do czynienia z dużymi ilościami zapasów
Jaka jest różnica między systemem inwentaryzacji wieczystej a okresowej?
System inwentaryzacji ciągłej a okresowej |
|
| System ciągłych zapasów to metoda rozliczania wzrostu lub spadku zapasów bezpośrednio po sprzedaży lub zakupie. | System okresowej inwentaryzacji to system inwentaryzacji, który okresowo wycenia zapasy w regularnych odstępach czasu, na ogół w ujęciu miesięcznym, kwartalnym lub rocznym. |
| Kontrola nad zapasami | |
| System ciągłego inwentaryzacji zapewnia lepszą kontrolę nad zapasami dzięki częstym wycenom. | System okresowej inwentaryzacji jest mniej efektywny, jeśli chodzi o kontrolę nad inwentarzem. |
| Koszt i czas | |
| Wdrożenie systemu stałego inwentaryzacji jest bardziej kosztowne i czasochłonne. | System okresowej inwentaryzacji jest mniej kosztowny i pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu w porównaniu z systemem ciągłej inwentaryzacji. |
| Zastosowanie | |
| System ciągłego inwentaryzacji nie jest powszechnie stosowany w firmach. | System okresowych inwentaryzacji jest powszechnie stosowaną metodą w firmach. |
Podsumowanie – System inwentaryzacji ciągłych i okresowych
Różnica między systemem stałego i okresowego inwentaryzacji zależy głównie od sposobu wyceny zapasów. Jeżeli firma przyjmie system, w którym zapasy są wyceniane w sposób ciągły, wówczas firma stosuje system ciągłych zapasów. Jeżeli wycena zapasów dokonywana jest jednorazowo we wcześniej ustalonym okresie, to jest to system okresowej inwentaryzacji. Oba systemy mają swoje zalety i wady i mają ten sam wynik końcowy, tj. nie ma zmiany wartości zapasów obliczonych za pomocą obu metod, a firmy mają możliwość wyboru dowolnej metody zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP).
