Podwójne wejście a pojedyncze wejście
System księgowy można zdefiniować jako zorganizowany zestaw ręcznych, księgowych metod, procedur i kontroli ustanowionych w celu gromadzenia, rejestrowania, klasyfikowania, podsumowywania, interpretowania, terminowego i dokładnego przedstawiania w celu podejmowania decyzji. Prowadzenie ksiąg rachunkowych to proces, w którym dokumentacja finansowa firmy jest dobrze zorganizowana i aktualna. Istnieją dwa systemy księgowania lub ewidencji transakcji, jeden to system dwuwejściowy, a drugi jednowejściowy. Ze względu na poważne wady metody pojedynczego wejścia i lepsze cechy systemu podwójnego wejścia, zrezygnowano z metody pojedynczego wejścia, a system podwójnego wejścia jest szeroko stosowany na całym świecie. Ponadto powszechnie akceptowane instytucje księgowe i renomowani specjaliści ds. księgowości promowali system podwójnego wpisu nad systemem pojedynczego wpisu.
Pojedynczy wpis
System pojedynczego wpisu rejestruje tylko jeden wpis, wpis debetowy lub wpis kredytowy, dla danej transakcji. Na przykład, jeśli komuś zostanie wypłacona gotówka, albo gotówka zostanie uznana, albo konto dłużnika zostanie obciążone. System pojedynczego wpisu jest bardziej podobny do książeczki czekowej. Nie śledzi kont aktywów i pasywów, więc system ten może w pewnym stopniu ułatwić obliczenie dochodu netto, ale nie wgląd w aktualną sytuację finansową podmiotu. Ten system może być odpowiedni dla małych firm, takich jak jednoosobowa działalność gospodarcza, dla których wymagania prawne i szanse na oszustwa są zerowe lub bardzo małe.
Podwójny wpis
W systemie podwójnego wpisu każdy wpis dotyczący debetu ma odpowiadający wpis dotyczący kredytu, a każdy wpis dotyczący kredytu ma odpowiadający wpis debetowy; oznacza to, że każdy wpis ma przeciwny wpis. Ponieważ ma dwa przeciwieństwa dla pojedynczej transakcji, dokładność arytmetyczną można łatwo sprawdzić, przygotowując bilans próbny. Zgodnie ze standardami rachunkowości, wszystkim spółkom (publicznym lub prywatnym, notowanym lub nie) oraz spółkom partnerskim zaleca się prowadzenie księgi rachunkowej z podwójnym zapisem. Organizacja jest obowiązkowa do przygotowania i wysłania ostatecznego rozliczenia do departamentów podatkowych za pomocą systemu podwójnego księgowania w celu naliczenia podatku.
Jaka jest różnica między podwójnym wejściem a pojedynczym wejściem?
• W systemie pojedynczego wpisu będzie tylko jeden wpis, podczas gdy w systemie podwójnego wpisu potrzebne są dwa wpisy dla każdej transakcji.
• Pojedynczy wpis jest niekompletnym zapisem, podczas gdy podwójny zapis jest kompletnym zapisem księgowym.
• System podwójnego księgowania jest bardziej złożony i czasochłonny niż system księgowania jednokrotnego.
• Transakcje gotówkowe i bankowe są rejestrowane w tej samej kolumnie w systemie jednokrotnego wpisu, podczas gdy obie są rejestrowane oddzielnie w kontrpartnerze.
• Sposobów identyfikacji błędów jest bardzo mniej w systemie pojedynczego wpisu, jednak w systemie podwójnego wpisu niektóre błędy można zidentyfikować, sprawdzając krzyżowo jeden wpis z odpowiadającym mu wpisem przeciwnym.
• Bilans próbny można przygotować pod kątem dokładności arytmetycznej w systemie podwójnego wprowadzania, ale nie jest to możliwe w systemie pojedynczego wpisu.
• Wszystkie wpisy debetowe i kredytowe są zapisywane w tej samej kolumnie.
• Konta końcowe można bardzo łatwo przygotować w systemie podwójnego wejścia, jednak nie jest to możliwe w systemie pojedynczego wpisu.
• Obowiązkowe jest stosowanie systemu podwójnego wpisu, ale nie systemu pojedynczego wpisu księgowego.
