Kluczowa różnica – księga główna a saldo próbne
Przygotowanie księgi głównej i bilansu próbnego to dwa podstawowe działania w cyklu księgowym, które są niezbędne do przygotowania sprawozdań finansowych na koniec roku. Kluczową różnicą między księgą główną a saldem próbnym jest to, że księga główna to zestaw kont, które zawierają szczegółowe przeprowadzone transakcje, podczas gdy saldo próbne to zestawienie, które rejestruje salda końcowe księgi głównej.
Co to jest księga główna
Księga główna to główny zestaw kont, w którym rejestrowane są wszystkie transakcje przeprowadzone w ciągu roku obrotowego. Informacje w księdze głównej pochodzą z dziennika głównego, który jest księgą wstępną do wprowadzania transakcji. Księga główna zawiera wszystkie wpisy debetowe i kredytowe transakcji i jest oddzielona klasami aktywów. (Aktywa, pasywa, kapitał własny, przychody i koszty)
Np. Poszczególne konta aktywów, takie jak gotówka, należności, przedpłaty itp. będą rejestrowane w ramach klasyfikacji aktywów.
W przypadku dużych firm, w których przeprowadzanych jest wiele transakcji, wprowadzanie wszystkich transakcji do księgi głównej może nie być wygodne ze względu na duży wolumen. W takim przypadku poszczególne transakcje są rejestrowane w „księgach pomocniczych”, a sumy są przenoszone na konto w księdze głównej. To konto jest określane jako „konto kontrolne” i tutaj rejestrowane są typy kont, które ogólnie mają wysoki poziom aktywności.
Rysunek_1: Przykład salda księgi głównej
Co to jest saldo próbne?
Saldo próbne to podsumowany arkusz, który zawiera wszystkie salda ksiąg rachunkowych na dany moment (zwykle na koniec roku obrachunkowego) w celu sprawdzenia matematycznej dokładności sald księgowych. Wszystkie salda debetowe zostaną zapisane w jednej kolumnie, a wszystkie salda kredytowe w drugiej.
Saldo próbne udostępnia wszystkie salda końcowe w jednym dokumencie na pierwszy rzut oka, dlatego jest łatwe w użyciu jako narzędzie odniesienia. Pomaga również w ujawnieniu szeregu możliwych błędów w przypadku ich wystąpienia i pomaga zidentyfikować rodzaj zapisów księgowych, które należy zaksięgować w celu skorygowania zidentyfikowanych błędów.
Główne cele i zastosowania salda próbnego
Używanie jako narzędzia decyzyjnego w celu zapewnienia matematycznej dokładności sald księgi
Jeżeli wszystkie transakcje za dany okres rozliczeniowy są dokładnie rejestrowane, suma sald debetowych salda próbnego powinna być równa sumie sald kredytowych.
Wykrywanie i korygowanie błędów w rejestrowaniu informacji finansowych
Niektóre rodzaje błędów w księdze głównej można zidentyfikować za pomocą bilansu próbnego. Są,
- Błędy częściowego pominięcia (tylko wpis debetowy lub wpis kredytowy jest księgowany na kontach)
- Błędy przenoszenia do przodu (Saldo końcowe jest nieprawidłowo przenoszone do przodu)
- Błędy przesyłania (całość konta jest mniej więcej zarejestrowana)
W przypadku błędu kwota powodująca różnicę jest umieszczana na „koncie przejściowym” do czasu ich skorygowania. Jeśli strona debetowa salda próbnego przekracza stronę kredytową, różnica jest uznawana na koncie przejściowym, a jeśli saldo kredytowe jest większe niż saldo debetowe, różnica jest obciążana kontem przejściowym. Po zidentyfikowaniu i naprawieniu błędów oraz wyrównaniu salda próbnego konto przejściowe zostaje zamknięte, ponieważ saldo już nie istnieje.
Jednak następujące wpisy nie spowodują rozbieżności w saldzie próbnym.
- Błędy zasad (wpisy są księgowane na niewłaściwy typ konta)
- Błędy całkowitego pominięcia (wpisy są całkowicie pominięte na kontach)
- Błędy prowizji (wpis jest publikowany na odpowiednim typie konta, ale na niewłaściwym koncie)
- Błędy oryginalnego wpisu (nieprawidłowa kwota jest księgowana na właściwych kontach)
- Błędy rekompensaty (Nieprawidłowe wpisy na dwóch lub więcej kontach wzajemnie się znoszą)
- Błędy całkowitego cofnięcia (prawidłowa kwota jest księgowana na właściwych kontach, ale obciążenia i kredyty zostały cofnięte)
Jaka jest różnica między księgą główną a saldem próbnym?
Księga główna i bilans próbny |
|
| Księga główna to zbiór kont, które rejestrują wszystkie transakcje. | Saldo próbne to podsumowanie, które odzwierciedla salda księgi głównej. |
| Cel | |
| Celem jest zapisanie końcowych wpisów transakcji. | Celem jest sprawdzenie matematycznej dokładności sald księgi głównej. |
| Klasyfikacja konta | |
| Odbywa się to zgodnie z klasą kont | Nie ma klasyfikacji kont. |
| Okres czasu | |
| To rejestruje transakcje w ciągu roku obrachunkowego. | Jest to przygotowywane w ostatnim dniu roku obrachunkowego. |
Podsumowanie – Księga główna a bilans próbny
Podczas gdy proces księgowania był bardzo czasochłonny i kosztowny, teraz można go przeprowadzić przy mniejszym nakładzie czasu i wysiłku przy użyciu oprogramowania do automatycznego rozliczania. Ważne jest, aby dokładnie zrozumieć różnicę między księgą główną a bilansem próbnym, ponieważ oba stanowią ważne etapy przygotowania sprawozdań finansowych na koniec roku. W przypadku wystąpienia rozbieżności między saldami debetowymi i kredytowymi, należy je zbadać, a wpisy korygujące należy zaksięgować przed przystąpieniem do przygotowywania sprawozdań finansowych.
